השנה נחגוג את חגי תשרי בצל הקורונה. תכנון הרמת כוסית תחת מגבלות ואילוצים של ריחוק חברתי עשוי להתברר כמשימה לוגיסטית מורכבת. אולם דווקא בשנה זו, אולי אף יותר מבדרך כלל, קיימת חשיבות רבה לתחושת האחדות, להרמת המורל ולאווירה של "ממשיכים קדימה".
כיצד ניתן לתכנן אירוע כשהארגון מצוי תחת מגבלות התקהלות, מתנהל בקפסולות וחלק מן העובדים אף אינם מגיעים כלל למשרד?
מקומות רבים בחרו לאור המצב לאפשר לעובדים לעבוד מהבית. אחרים, בחרו בשיטה של "קפסולות" כאשר בין קפסולות מתקיימת הפרדה מוחלטת. המפגש החברתי השגור כל כך כשעוד ניתן היה לכנס את כולם במרחב פיסי אחד נראה עתה רחוק מתמיד. כחלק מההיערכות למצב, גם אירועים המתקיימים בחברות וארגונים מותאמים לצו השעה. כיום ניתן לייצר מפגש חברתי במרחב האון ליין, לערוך אירועי קפסולה, דרייב אין ועוד. האדם הוא ייצור חברתי מטבעו והצורך במפגשים חברתיים - תרבותיים מביא את העוסקים בדבר לייצר פתרונות מותאמים.
איך ניגשים לתכנון האירוע?
ראשית, יש להביא בחשבון את צורכי הארגון. עבור ארגונים בהם המפגש אינו יכול להתקיים בגלל גודלו של הארגון, מגבלות גיאוגרפיות של פיזור עובדים או ארגונים שחוששים משבירת נוהל הקפסולות, פתרון יעיל עשוי להיות מפגש וירטואלי בו ניתן להתכנס, לתקשר ולציין את האירוע, לבצע נאומים וסיכומים. לעיתים ארגונים בוחרים להפיק גם קליפ עובדים יצירתי מלא בחן והומור מבעוד מועד ולשדרו. פתרון זה מאפשר לכולם להתכנס באותו הזמן לתןך מרחב וירטואלי ולהרגיש ביחד. על מנת לבדל את האירוע ולייצר את תחושת החגיגיות, ניתן להזמין מופע בו לוקחים חלק חברי הארגון תוך יצירת אינטראקציה עם שאר חברי הארגון ועם האמן המופיע.
לארגונים קטנים יותר קיימות אופציות נוספות כאשר מגבלות משרד הבריאות עשויות לאפשר להם להתכנס ולבצע את האירוע בסביבת מפגש פיסית.
חוסר הוודאות המאפיין את התקופה הוא מצב נתון, לכן מומלץ לגשת לתכנון האירוע מבעוד מועד ולהביא בחשבון כי ייתכנו שינויים. שימו לב כי המגבלות עשויות להשתנות ולכן רצוי להביא בחשבון חלופה לקיום האירוע באופן שונה במידה ויוטלו מגבלות שאינן מאפשרות את קיום האירוע בתצורה המתוכננת.
החגים קרבים עלינו לטובה ויש להביא בחשבון שכל הזדמנות להרמת המורל ויצירת מפגש, מבורכת בימים אלה. ניתן לומר ברמה גבוהה של וודאות שכולנו משוועים לכך.
Comments